La importancia de la claridad en los procesos operativos. Caso Línea de empaquetado

1. La calidad del trabajo depende de la calidad de la información

Con esta célebre frase de Tom DeMarco daré inicio a este post sobre la relevancia de la estandarización de procesos y de procedimientos en la línea productiva de una empresa remanufacturera de madera. Imagina que cada pieza aserrada que empaquetas lleva instrucciones escritas en un idioma que solo entiendes a medias. ¿Resultado? Paquetes mal ensamblados, horas perdidas en retrabajo y clientes insatisfechos. La estandarización de procesos no es burocracia: es el manual de supervivencia para la eficiencia.  

Ventajas clave:

-Reducción de errores: Un procedimiento claro elimina suposiciones y disminuye la incertidumbre en las tareas encomendadas. 

-Entrenamiento acelerado: Es de vital importancia que la capacitación sea óptima, reduciendo los tiempos de capacitación, ambientación y, dependiendo de la rotación de los colaboradores, mantener un índice productivo alto y no entrar en sesgo por capacitación del capital humano.

-Rastreabilidad: Es ventajoso saber el qué, el quién y el cuándo de cada incidente, y aunque la trazabilidad lo tomaremos en otro momento, es de grande mantener registro para toma de decisiones asertivas.

Reducción de fallos = Mayor eficacia

2. El Costo oculto del "Yo creí que así era" o del "Siempre se ha hecho así"

Generalizando el dolor operativo: En cualquier industria, el desentendimiento laboral es como un virus, si se evidencia una falla de calidad, pero no se trata con compromiso, avanza el problema en la línea productiva y repercute en el siguiente grupo productivo, el que, o realiza el retrabajo o hace vista gorda y aumenta el riesgo de una eventual "no conformidad" por parte del cliente externo.

Impacto negativo de la no acción:

- Económico: Cada error cuesta 5x más en corrección que en prevención.  

- Humano: Frustración del turno por merma en la cuota productiva y rotación elevada de personal.

Cuando el supervisor pregunta quién firmó el paquete defectuoso

3. Henry Ford tenía razón (pero nadie le hizo caso)

"No culpes a un hombre por no saber hacer algo si no le has enseñado cómo hacerlo de manera correcta".  

- La capacitación no es un gasto: Es el cimiento de la autonomía.

- En terreno: Un colaborador que domina los estándares no necesita supervisión constante.  

El 60% de los errores en plantas industriales se deben a falta de capacitación específica, no a negligencia. Permitir la capacitación es una inversión de tiempo, no un gasto de recursos ¡considéralo!

4. ¿Qué Contiene un Estándar de Procesos?

- Es mas que un tedioso checklist: Es un mapa para navegar el caos.  

- Elementos universales: Seguridad laboral, flujos, controles de calidad.  

- Para los escépticos: "Si ya lo sabes hacer, ¿por qué te molesta documentarlo?".  

5. El secreto que nadie te cuenta sobre los Procesos

Si eres el dueño de una firma y quieres portar siempre la razón, no te conviene normar por escrito porque tus empleados te podrían contradecir si quieres hacerlo a tu manera, o si quieres tener siempre la razón tampoco es útil. Si es útil si quieres priorizar el producto/servicio que entregas o si quieres madurar tu emprendimiento.

Los estándares operativos son la antesala de la automatización. Los robots no entienden ambigüedades, si tu proceso está bien documentado, la transición a RPA (Automatización Robótica de Procesos) es 90% más rápida. Y si, esta implementación te acerca a desvincular tu personal por la opción de incorporar robótica.

6. Regalo para cibernautas: Estándar de trabajo

Si has llegado hasta acá podrás acceder a una Opción de Mejora relacionada con la implementación de un Estándar, sea para referencia o implementación, es tuyo si estás en la senda de la normativización de procesos:

-📥 Descarga gratis el Estándar referenciado a modo de ejemplo para tentativa implementación.

La claridad no es solo productividad: es respeto por el tiempo y el esfuerzo de cada una de sus partes ☺.